使用问卷星流程引擎功能搭建出入管理系统

在开始帮助文章之前,我们首先需要定义两种角色的人物:

业主:居住在小区的业主,疫情期间进入小区需进行信息登记并配合物业进行体温测量;

物业:小区管理者,负责核实进入小区人员的身份,并测量体温。

这里的业主/物业的身份关系,还可以映射为学生/学校保安,员工/厂区安保等等。在本帮助示例中,仅以业主/物业角色来举例。

场景直达

场景一:业主资料需要先审核后方有效

一、出入管理系统实际流程

出入管理系统流程图

1、登记信息,获取出入凭证二维码

首先必须让业主进行一次信息登记,但是这次信息登记只需登记一次,不必每次都在进入时进行登记。根据需要收集必要的个人信息,比如姓名、联系方式、门牌号、自拍照等。提交登记信息并进行订阅消息,就会收到一条服务通知,打开即可获取到出入凭证二维码。 建议可以截屏进行保存,也可以每次在服务通知中打开。

如果提交的资料需要经过审核之后才有效,可以参考场景直达中“场景一:业主资料需要先审核后方有效”

2、门禁入口,展示出入凭证二维码

在门禁入口,打开之前保存的凭证二维码,让物业扫码核验。如果没有的话,就要回到第一步进行信息登记。

3、物业扫码,记录体温放行

在门禁入口将出入凭证展示给物业,物业扫码就可以查看到您之前登记的消息,核实身份并测量体温无误后,在系统中标记为允许进入备注体温,在实际场景中也允许业主进入。

注意:如果该业主已经进入过,物业扫码还可以查询到之前的进入历史数据:准许进入物业人员、进入时间、当时的体温。

4、有什么优势:

(1)业主只需要登记一次信息,随后只需要展示凭证二维码即可,省去每次进入都需要登记的麻烦;

(2)物业扫码即可核验业主身份,无需费时翻查纸质表格数据;

(3)系统自动记录业主每次进入日志,形成时间轴数据,小区所有进出有据可查。

有以上这些优势,如何搭建这样的一个系统呢?

二、出入管理系统的搭建

1、制作信息登记表单

首先需要制作一个问卷表单,收集业主的基础数据,在问卷星中可以添加近50种题型。

2、开启流程引擎功能

搭建出入管理系统需要使用到问卷星流程引擎的功能。

3、开启线下模式节点

默认情况下,流程引擎的数据都需要在线上流转处理。在搭建出入管理系统时,需要将对应开启“线下模式”。开启之后,进一步备注一下凭证二维码的使用方法。图片 图片

4、添加节点处理员

将小区所有可能在门禁处值班的人员添加为节点处理员,节点处理员可以修改备注,在记录的日志中也会显示处理员的信息。

图片

5、线下/核销模式节点的处理方式

添加预定义的处理方式,方便物业处理员点击一两下就可以处理数据。比如大部分情况下,处理方式可能有准许进入、准许离开、禁止进入:

设置“准许进入”,流程流转至当前节点本身,并备注当时测量获取到的体温;(流转至节点本身,业主的凭证二维码就可以循环使用了)

设置“准许离开”,流程流转至当前节点本身;(流转至节点本身,业主的凭证二维码就可以循环使用了)

设置“禁止进入”,流程流转至“回到填写者”,并且设置仅通知填写者;(流转出线下/核销模式节点,业主的凭证二维码就会失效)

线下/核销模式节点的处理方式

三、其他的一些问题

1、业主提交的资料数据需要审核怎么办?

答:流程引擎支持多节点,如果业主提交的数据需要审核后才有效。可以将入口节点设置为一个资料审核节点,审核通过之后进入第二个节点,将第二个节点设置为线下模式节点,处理方式流转到第二个节点本身。

2、小区出入均需要进行记录怎么办?

答:在添加处理方式时,可以添加多个处理方式,比如准许进入、准许离开,系统会记录处理方式的名称,也就记录并区分了进和出。

3、小区有多个出入口怎么办?

答:流程引擎可以添加多个处理员,系统会记录处理员的信息,也就同步记录了这个处理员所在的出入口位置。

四、完整的视频说明及教程


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