福建省高速公路集团有限公司档案管理现状调研

  
  为更好地推进《福建省高速公路集团有限公司 “十五五” 智慧档案管理研究及数字档案馆建设项目》，完成《福建省高速公路集团有限公司 “十五五” 数字档案馆建设可行性研究报告》（最终版）奠定基础。为推动福建省高速公路档案管理信息化、智慧化、标准化，赋能福建省高速公路建设项目管控、运营维护、应急处置、审计追溯等核心业务，助力集团数字化转型和发展。
1. 单位名称：
档案管理机构情况模块
2.

档案机构的名称：

3. 档案机构成立于哪一年：
4. 档案机构的性质：
5. 档案机构的主要职能和权限有哪些
6. 档案机构是否经历变迁的过程
7.

档案机构是否实行统一管理

8. 档案机构遵循哪些档案管理制度？
9.

档案机构执行的档案标准有哪些？

10.

分管领导是否负责档案机构

11. 档案工作是否纳入集团或公司绩效考核范围
12. 档案机构是否制定五年发展规划：_________   
档案机构的发展规划是否纳入集团发展规划或战略中：_________

档案机构是否制定年度发展规划_________

档案机构是否制定数字化发展规划_________

档案机构是否制定电子文件管理发展规划_________

档案机构是否制定数字档案馆建设规划_________

档案机构的各项发展规划是否有监督和监管_________

档案数量和类型的情况

13.

目前机构的档案全宗：  _____个  

案卷_____卷

以件为保管单位档案___ 件

录音磁带、录像磁带、影片档案_____张

照片档案_____张

底图_____张

缩微胶片_____张

实物档案_____件

馆藏资料_____本

电子档案_____GB

数码照片_____GB

数字录音、数字录像_____GB

纸质档案数字化副本_____GB

档案管理人员情况
14.

专职档案人员_____  人

兼职档案人员_____  人

档案人员的学历：_____

档案人员的专业_____

年龄情况分布_____

技术职务分布_____

每年开展继续教育或在职教育情况_____

档案管理人员从事档案工作的年限_____

档案管理人员的稳定性_____

经费情况
15.

档案经费是否纳入年度计划

16. 档案年度经费总量
17. 用于档案信息化建设的经费
18. 经费专款专用情况
档案管理的法律法规建设情况
19. 与《档案法》《档案法实施条例》配套的规范的建设情况
20.

档案管理制度的基本情况

21.

档案数字化相关规范

22.

电子档案管理相关规范

23.

数字档案馆（室）建设相关规范

档案管理情况

24. 本单是否建立、健全本单位档案管理相关制度，制定文件归档和档案鉴定、整理、保管、统计、利用、移交等有关规章制度
25. 档案部门或者档案工作人员是否参加产品鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动，对文件材料的形成、收集、整理与归档进行指导
26. 单位下达项目计划任务是否同时提出项目文件材料的归档要求
27. 检查项目计划进度同时是否检查项目文件材料积累情况；验收、鉴定项目成果应当同时验收、鉴定项目文件材料归档情况
28. 形成的文件材料是否使用耐久、可靠、满足长期保存要求的记录载体和方式。归档文件材料应当真实、完整、准确，签字及盖章手续完备
29. 归档的文件材料应为原件，以复制件归档的应当注明原因及原件存放处，此条能否得到严格遵守
30.

本单位是否按照《中华人民共和国档案法》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》等相关规定，参照《福建省高速公路集团有限公司本部文书档案编号方案、归档范围与保管期限实施细则》制定本单位的文件材料归档范围和保管期限，经集团公司审核同意后施行

31. 本单位是否对各自所属单位的归档范围和保管期限指导和审核工作
32.

单位内设机构或者工作职能发生重大变化时，是否能及时调整归档范围和档案保管期限，经重新审核同意后施行。

33. 单位是否制定统一的档案分类方案。不同门类、形式的档案分类方法应当协调呼应，便于档案的统一管理和利用。分类方案一经确定，应当保持一致
34. 文件材料应当经形成部门规范整理后归档，归档时间可以参照《企业档案工作规范》（DA/T42）。文件材料归档后，应当按照规定及时向档案部门移交。移交前，形成部门应当编制交接清单；移交时，交接双方应当按照交接清单所列内容逐项查验，核对无误后交接双方的经办人、负责人在交接清单上签名（盖章）。交接清单一式两份、永久保存。单位是否能够严格执行，如果不能执行的原因是什么？
35.

撤销部门的未归档文件材料是否明确归档部门和责任人，在部门撤销后1个月内归档，尚未完成的项目（业务）文件材料应当及时移交项目（业务）承接部门按要求归档。

36.

人员岗位变动时，是否将待归档文件材料交由接任者按要求归档。任何部门或人员不得将应归档文件材料据为己有或者拒绝归档。

37.

单位是否能做好档案统计工作，对所保管档案情况、年度档案及人员出入库情况、档案设施设备情况、档案利用情况、档案交接情况、档案鉴定处置情况、档案信息化建设情况、档案人员情况、档案委托服务情况等定期统计、建立台账，并按照《全国档案事业统计调查制度》填写报送统计报表。

38. 本单位是否定期对已达到保管期限的档案进行鉴定处置
39.

单位是否制定档案备份方案，根据档案内容的重要程度分级分类实施异地、异质备份。档案备份应当定期开展，至少每年备份一次。

40. 各单位是否做好档案防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防有害气体等工作，如果不能，存在的问题主要有哪些？
41.

档案人员是否定期监测和记录库房温湿度，根据需要采取调节措施；定期检查维护档案库房设施设备，确保正常运转；定期清扫除尘，保持库房干净整洁；定期检查档案保管情况，发现问题应当及时处理，并建立检查和处理情况台账；记录人员、档案进出库房情况。

42. 档案业务是否开展了外包服务
43. 开展档案业务外包时，应当按照合法、安全、可控的原则选择依法设立的具备相应资质和服务能力的受托方，签订委托协议，约定服务范围、质量和技术标准等内容，并对受托方进行监督，保证服务质量，确保档案安全

档案基础设施的建设情况

44.

单位是否分别设置档案办公用房、阅览用房和档案库房，可以根据需要设置展览（陈列）室、服务器机房、档案接收、整理、修复、消毒、数字化、缩微、安全监控等用房（以下统称业务和技术用房）。

45.

档案库房是否根据载体类型分别设置，不具备条件的应当根据载体类型分区设置。

46. 档案办公用房、业务和技术用房等面积是否满足业务开展需要。阅览用房面积应当满足不同载体类型档案阅览需求，适应涉密与非涉密档案分区阅览的需要
47.

档案库房面积应当满足企业档案法定存放年限需要，新建档案库房面积应当满足未来至少10年档案存放需要

48.

设置档案馆的单位，档案库房建筑是否严格遵守《档案馆建筑设计规范》（JGJ25）的要求，库房一般应当满足日后20年档案存储需要。

49. 档案阅览用房、库房、业务和技术用房选址应当利于档案保护，远离易燃、易爆物品和污染源，宜符合《档案馆建筑设计规范》（JGJ25）规定
50. 档案库房如无特殊保护，一般不宜设置在地下或顶层，地处湿润地区的还不宜设置在首层。档案库房不得毗邻水房、食堂（厨房）、变配电室、锅炉房、车库等存在安全隐患的场所
51. 档案库房内不得设置其他用房和明火设施，不应设置除消防以外的给水点，其他给水排水管道不应穿越库房
52. 档案阅览用房、业务和技术用房应当安装视频监控等设施设备。档案库房应当安装防盗门窗、视频监控、防光窗帘等设施设备，可以选择智能门禁识别、自动报警、出入口控制、电子巡查等安全防范系统
53. 档案办公用房、阅览用房、业务和技术用房均应当配备消防设施并按照规定通过验收。档案库房应当配备消防系统和火灾自动报警设备。根据档案重要程度和载体类型的不同，选择采用洁净气体、高压细水雾等灭火效率高且对档案无二次损害的灭火设备
54. 档案办公用房、阅览用房、业务和技术用房均应当配备消防设施并按照规定通过验收。档案库房应当配备消防系统和火灾自动报警设备。根据档案重要程度和载体类型的不同，选择采用洁净气体、高压细水雾等灭火效率高且对档案无二次损害的灭火设备
55. 档案库房配备的装具应当与档案库楼面均布活荷载标准值相匹配。档案库楼面均布活荷载标准值不应小于5kN/m2，采用密集架时不应小于12kN/m2
56. 档案库房应当配备温湿度监测调控系统。档案库房不宜采用水、汽为热媒的采暖系统，确需采用时，应当采取有效措施，严防漏水、漏汽，且采暖系统不应有过热现象
57. 形成档案数量较少的单位，应当配备满足安防、消防、温湿度调控和信息化工作基本需求的设施设备
58. 本单位的档案库房是分散设置，还是统一设置
59. 单位档案库房是否能满足档案工作的需要
档案利用情况
60. 通常哪些部门基于哪些业务会用到档案部门利用档案
61.

档案利用的年度人员有多少人？

62. 单位是否积极开展档案利用工作，建立健全档案利用制度，根据档案的密级、内容和利用方式，规定不同的利用权限、范围和审批手续
63. 利用档案是否严格执行利用制度，履行档案查阅、复制、借出审批和登记手续（样表3、样表4）。通过网络方式提供利用时，应当采取身份认证、权限控制等安全措施。
64. 单位能否坚持档案一般不得对外借出，确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应当严格按照规定办理相关手续。利用者应当妥善保管和利用借阅的档案，严禁篡改和损坏，确保档案的安全完整，并在规定时间内归还。如果不能坚持的原因是什么？
65. 人员办理退休或离岗手续时，应当经由档案部门确认已归还借阅的档案
66. 档案部门应当编制检索工具，满足手工检索和计算机检索需要
67. 单位是否已经积极推进档案信息开发工作，采取编制专题汇编、大事记、组织沿革、项目（工程）简介、企业史志等，以及举办陈列展览、拍摄专题片、建设档案专题数据库等多种形式，发挥档案价值。主要的成果有哪些？
68. 企业宜围绕重大活动、重点工作和重要历史节点开展档案编研
档案移交情况
69. 单位的档案是否集中向档案部门或档案室或档案馆移交。向档案馆移交档案时，应当按照相关规定标注档案密级变更情况，并附具档案开放审核意见。对已移交进馆的档案，应当按照国家有关规定配合档案馆做好档案降解密和开放审核工作。如果不能，其中的原因是什么？
70. 公司发生资产与产权变动的，应当按照业务监督指导关系及时向相应档案主管部门或母公司（投资主体）报告有关情况。按照《国有企业资产与产权变动档案处置办法》（国家档案局令第17号）开展档案处置工作、办理移交手续
71. 单位是否编制档案移交计划并跟踪落实
72. 是否对移交档案进行审查并跟踪问题整改
73. 对于移交过程中出现的不完整、不规范，是否有相应的规范制度进行管理
74. 档案移交中出现不完整、不规范，你认为档案部门应该怎么办？
监督管理情况
75. 单位是否能接受并配合档案主管部门依法依规组织开展的档案检查，检查内容包括：档案工作责任制和管理制度落实情况；档案库房、设施、设备配置使用情况；档案工作人员管理情况；档案收集、整理、保管、提供利用等情况；档案信息化建设和信息安全保障情况；对所属单位等的档案工作监督和指导情况
76. 上级档案部门一般多长时间组织开展的档案检查
77. 本单位的档案管理中是否存在下列情形
档案信息化情况
78. 加强档案信息化建设，将档案信息化纳入本单位信息化总体规划。具备条件的单位宜建设数字档案馆（室）
79. 配置满足档案数字资源管理需要的网络设施、服务器及存储设备、基础软件、安全保障系统、终端及辅助设备等
80. 电子档案管理信息系统应当符合国家安全保密要求，具备收集、整理、保存、利用、鉴定与处置、统计、格式转换、审计、备份、系统管理等基本功能，并与其他信息系统相互衔接，规范运行、定期维护。
81. 充分考虑办公自动化系统、产品数据（业务）管理系统、企业资源计划系统、会计核算系统、电子邮件系统、门户网站、社交媒体等信息系统中电子文件的归档需求，选择适宜的电子文件格式，捕获相应的元数据，完备归档接口，按照要求完成（进行）电子文件归档
82. 采取管理措施和技术手段保证电子档案来源可靠、程序规范、要素合规
83. 各信息系统批量和零散形成的、以及外部接收的属于归档范围的电子文件，均应当归档，并采取有效措施确保电子文件真实、完整、可用、安全。电子文件元数据应与电子文件一并归档
84. 电子文件归档时间应当与其他载体文件归档时间相协调，一般不晚于同批次其他载体文件归档时间。无其他载体的电子文件可以在办理完毕后实时归档
85. 电子文件与传统载体文件并存的，应当在电子档案管理信息系统内将二者建立关联
86. 定期对电子档案的真实性、完整性、可用性、安全性进行检测，对存在问题或风险的电子档案及时进行迁移或采用经过评估的其他技术延长其可用时间
未来档案管理的需求
87. OA系统或业务系统是否具备归档功能
88. 对传统载体档案管理的还需解决哪些问题？
89.

人工智能应用档案管理的需求？

90.

数字档案馆建设的主要需求？

91. 电子档案管理的需要有哪些？
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