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流程引擎

目录

什么是流程引擎

一、创建问卷/表单

二、开启流程

三、实际体验流程

四、更多应用场景

什么是流程引擎

流程引擎是一个可以让填写者提交的数据在填写者(C端)和发布者(B端)之间进行多次流转交互的系统。

使用流程引擎,可以将表单/问卷中提交的数据流转进入流程引擎。在流程引擎中,可按条件分配任务给不同的处理员。处理员可以执行后续流程的流转,也可以直接回复表单/问卷的填写。回复后,填写者可以接收到消息,并继续进行交流回复。

一、创建问卷/表单

流程引擎的起始是问卷/表单中提交的数据,所以首先需要创建一份问卷/表单,在创建时无特殊要求,根据业务情况添加题型即可。

二、开启流程

开启流程引擎功能的路径:在创建的问卷/表单的设计问卷》流程引擎。

功能处于灰度测阶段,文末有申请测试的入口。

流程引擎可以进行以下的设置:

1、订阅文案

可以根据业务需要自定义邀请填写者订阅时的文案,以便提高填写者订阅的比例及数量。

2、流程显示字段

流程处理员在处理数据时,会看到一个任务列表。在此任务列表中会呈现该任务的一些概要信息。至于呈现哪些概要信息,可以在“流程显示字段”这里进行选择。

需要注意的是,这里只能选择问卷/表单中的题目,比如示例中的姓名、手机号码、想要参与的分会场。同时由于在问卷/表单中的题干一般都较长,系统会要求将较长的题干进行重命名,以便显示在任务列表中。

3、节点的概念

以最简单的请假流程为例,员工提交请假需求、部门主管审核通过后、会交给HR进行审核。在这个简单的请假流程中就有三个节点,分别是:员工、部门主管和HR。流程引擎的节点概念与此相似:

问卷/表单的填写者 = 员工,这个节点是天然存在的不需要额外设置;

流程引擎的处理员 = 部门主管和HR,是流程引擎中处理员的角色,需要添加并设置。

目前,系统只支持新建节点,多节点的功能正在开发中。

4、处理员及数据权限概念

每个节点都可以增加多个节点处理员,节点处理员可通过微信扫码绑定。设置完成后,有新任务需要其处理,会通过微信消息进行通知。

在有多个节点处理员时,可以依据规则将问卷/表单提交的数据分配给不同的处理员。比如用户体验部员工提交的请假申请,交给用户体验部的部门负责人来处理,具体的设置方法为:

(1)新增处理员后,数据权限默认为全部数据;

(2)如需修改点击“全部数据”,在弹窗中点击“新建数据源”;

(3)通过筛选的方式,选定一定条件的数据源,并命名保存;

(4)再次点击“全部数据”,在下拉框中选中上一步保存的数据源。

5、常用处理方式及逻辑

节点处理员在处理数据时,不仅能像处理工单一样,输入文字进行回复。而且还可以使用预定义好的处理方式。

比如在请假流程中,可以预定义“通过”、“驳回”和”修改“三种处理方式,而且可以设置申请者可以做的后续行为:

通过:仅仅通知申请者,不需要申请者回复消息;

驳回:通知申请者,允许其回复,以便其进行进一步解释;

修改:通知申请者,允许其回复并修改之前提交的数据,以便其修改后重新提交。

三、实际体验流程

接下来,我们以请假流程为例来体验并演示整个流程:

微信扫描下面的二维码,体验填写者端的流程,管理员端的流程页面将截图在下文中。您实际提交的数据,我们也将定期处理。

1、填写者填写表单并订阅

(1)员工通过链接进入”请假系统“,填写必要信息后提交。

(2)在提交后页面务必需要完成订阅,提交的数据方能进入流程引擎系统。

2、处理员接受消息并处理

(1)系统自动将提交的数据按预先设定的规则分配给不同的节点处理员,比如用户体验团队成员提交请假申请会分配给用户体验团队的负责人。这里的提醒均有微信提醒消息,提醒频率为每五分钟一次。

(2)节点处理员按预定义好的的处理方式进行处理,这里作为处理员的部门负责人可以执行通过、驳回、修改三种处理方式,这里以”修改“为例继续示例流程。

3、填写者查看并继续回复

(1)员工通过微信消息,接受并查看处理员的回复。

(2)员工根据回复消息的提示,修改请假申请的类型,并回复给部门负责人。

4、处理员继续处理

部门负责人重新接收到请假申请,并处理为“通过”。

四、更多应用场景

流程引擎的应用场景非常广泛,比如:

(1)图书馆借阅证件办理资料的提交与审核;

(2)用户研究领域,NPS调查差评跟进与处理、新产品新功能Beat版本体验预约系统;

(3)企业行政部门,物品申领/申购系统、物品保修系统;

(4)企业HR部门,校招电子简历收集与面试预约系统;

(5)企业宣传部门,宣讲会/发布会报名系统(报名后可通过消息回复通知报名者更多会议信息);

(6)学校,学校心理咨询室预约系统;

(7)餐饮行业,餐厅座位预约系统;

(8)自媒体,投票活动候选人报名资料审核系统;

非常感谢您的耐心阅读,请在下方提供您对本篇帮助的反馈,以便我们持续改进本文。
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